Akten lagern
Mit diesen Tipps ist die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, Belegen und Akten kein Problem mehr. Im nachfolgenden Beitrag thematisieren wir alle relevanten Informationen zum Thema Akten lagern und verraten, wie man trotz der verpflichtenden Archivierung von Dokumenten Platz schaffen kann und diese sicher lagern kann.
Akten, Belege und Dokumente richtig lagern
Das Raumklima ist für die Lagerung von Dokumenten entscheidend. Die Aufbewahrung von Akten im Keller oder am Dachboden mag zwar praktisch klingen, doch die Lagerbedingungen wie z.B. hohe Luftfeuchtigkeit, direkte Sonneneinstrahlung oder starke Temperaturschwankungen können den Dokumenten stark zusetzen.
Dies hat zur Folge, dass das Papier schrumpft und sich wellt. Folgende Tipps empfehlen sich, um Dokumente zu schützen und langfristig aufzubewahren:
Erfüllt dein Akten- und Dokumentenlager diese Voraussetzungen, bleiben deine archivierten Unterlagen auch nach Jahren sehr gut erhalten.
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht
Privatpersonen sollten ihre Akten in jedem Fall bis zur betreffenden positiven Steuererklärung aufbewahren. Als Unternehmer bist du aber nicht nur gesetzlich verpflichtet Buchhaltungsunterlagen oder Patientenakten aufzubewahren, sondern die Dokumenten-Archivierung bzw. Aktenlagerung muss auch ordentlich und systematisiert erfolgen, damit ein schneller Zugriff möglich ist. Eine mindestens quartalsweise Sortierung der Unterlagen mittels Aktenordner und Mappen ist daher sehr empfehlenswert. Ebenfalls müssen die einzelnen Dokumente möglichst chronologisch, also nach ihrem zeitlichen Anfall, strukturiert werden. Eine geordnete Aktenlagerung sowie eine eindeutige Kennzeichnung der Ordner sind daher ebenfalls anzuraten.
Du hast keinen Platz im Büro und musst dennoch all die Belege, Verträge und Akten auf dem Papier aufbewahren? Tatsächlich gilt für Buchhaltungsunterlagen und Belege aus der Buchhaltung eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Geschäftsfall stattfand bzw. die Dokumente eingegangen sind. So darfst du die Rechnungen und Belege aus dem Jahr 2017 erst am 1. Jänner 2025 ausscheiden.
Doch was tun bei Platzmangel?
Nach ein paar Jahren ist das Büro oder Homeoffice schnell mit Dokumenten, Belegen und Akten überfüllt. Um diesem Aktenchaos und Mangel an Platz vorzubeugen, empfehlen wir sämtliche, nicht mehr benötigte Dokumente und Akten auszulagern. Dein Office soll nicht zum Lager werden. Hierfür eigenen sich besonders digitalisierte Selfstorage-Anbieter wie Storebox, da sie noch sicherer und für Nutzer jederzeit zugänglich sind.
Belege, Akten, Dokumente – wohin damit? Lagern!
Es gibt einige Anbieter, die die Aktenlagerung digital abwickeln, doch die Digitalisierung und die elektronische Lagerung von Akten ist oft mit hohen Investitionen verbunden und zahlt sich erst bei großen Dokumentenvolumen aus. Aus diesem Grund eigenen sich für die Einlagerung von Akten, Belegen und Dokumenten vor allem digitalisierte Selfstorage-Anbieter wie Storebox. Wir bieten eine sichere und bequeme Lagerung von Dokumenten aller Art. Dank der zentralen Standorte und des smarten Zutrittssystems ist Storebox jederzeit und rund um die Uhr zugänglich. Das garantiert einen sofortigen Zugriff, wenn die Dokumente schnell gebraucht werden.
Lagere deine Dokumente ein und entscheide selbst, wie du sie sortieren und aufstellen möchtest. Unsere umweltfreundlichen Aufbewahrungsboxen sowie äußerst stabile Schwerlastregale helfen dir dabei, den Raum optimal zu nutzen. Falls du einen Abholservice in Anspruch nehmen möchtest, nutze unseren zuverlässigen Transportservice. Stelle dazu einfach eine unverbindliche Anfrage bei der Online-Buchung oder fülle das untenstehende Kontaktformular aus.
Storebox bietet optimale Lagerbedingungen für deine Dokumente und Akten – alle Standorte sind trocken, beheizt und videoüberwacht. Die eingelagerten Dokumente sind zudem versichert. Zusätzlich ist jeder Standort mit smarter Sensorik ausgestattet, welche Luftfeuchtigkeit und Temperatur in Echtzeit misst.
